Cosa è TeamRoom?
TeamRoom è un'applicazione Lotus Notes progettata per supportare i processi che consentono alle persone di lavorare insieme. Il software in sé non è sufficiente a creare obiettivi, impegno, motivazioni e linguaggio comuni. Tuttavia, combinando la tecnologia con un modello che contiene esempi delle metodologie fondamentali per lavorare bene in gruppo, TeamRoom semplifica la creazione e lo sviluppo di processi e pratiche comuni nei gruppi ad elevata produttività.
TeamRoom è uno strumento per la condivisione delle informazioni e per la collaborazione. In ogni caso, il lavoro di un gruppo in TeamRoom non è molto diverso da quello che esisteva prima dell'avvento del "groupware". Creando un contesto condiviso per il lavoro di gruppo, TeamRoom fa ciò che tanti validi strumenti possono fare: crea efficienza, sia per quanto riguarda i singoli componenti del gruppo sia relativamente al gruppo nel suo insieme. Poiché la tecnologia è sviluppata su una piattaforma di "condivisione" Notes fortemente orientata al groupware, tuttavia, il contesto è più ricco e l'efficienza è maggiore di quanto sia possibile con un semplice strumento di gestione della posta. Grazie a Notes, inoltre, TeamRoom è in grado di supportare gruppi i cui componenti sono sparsi geograficamente e che, a volte, non possono connettersi alla rete di computer.
Esempi di lavoro semplificato e reso più efficiente grazie all'uso di TeamRoom:
· Proposta e discussione di argomenti e concetti
· Creazione (in collaborazione) di prodotti: memo, presentazioni, altro
· Brainstorming (che porta alla risoluzione e all'azione)
· Preparazione per le riunioni: qualcuno può presentare e condividere informazioni attraverso TeamRoom prima della riunione, in modo che il tempo della riunione sia utilizzato solo per prendere le decisioni
· Traccia delle riunioni e delle azioni risultanti.
Configurazione di TeamRoom
La configurazione di TeamRoom è la prima parte del lavoro di collaborazione del gruppo eseguita collettivamente dal gruppo stesso. È divisa in sezioni: Nome e scopo del gruppo, Componenti del gruppo, Categorie, Tipi di documento e Eventi chiave. L'ultima sezione, Opzioni avanzate, consente di configurare agenti che inviano notiziari, promemoria e gestiscono l'archiviazione nel database. Affinché il database funzioni in maniera ottimale, è necessario creare il documento Configurazione di TeamRoom.
Definendo questi elementi all'inizio, il gruppo fornisce il contesto per il loro utilizzo nella TeamRoom. Questi elementi definiscono il Perché, il Cosa (contenuto del lavoro), il Come (uso della TeamRoom) e il Quando del progetto. In quanto destinata a strutturare linguaggio e scopi comuni del gruppo, la pagina Configurazione di TeamRoom rappresenta il nucleo di TeamRoom e avvia il processo di coinvolgimento e focalizzazione dell'attenzione del gruppo.
Documenti di TeamRoom
I tipi di documento definibili in una TeamRoom sono illimitati. Vengono definiti nella pagina Configurazione di TeamRoom. Sono previsti quattro tipi predefiniti: Discussione, Azione, Riunione e Riferimento. Il modulo Documento è configurato in modo che i campi siano relativi al tipo di documento visualizzato ("morfismo del modulo"). Per esempio, "Ora della riunione" verrà visualizzato solo se il tipo di documento selezionato è "Riunione".
Di seguito è riportata una descrizione di ciascun tipo di documento predefinito. Tutti i tipi di documento aggiuntivi specificati in Configurazione di TeamRoom avranno le caratteristiche elencate accanto a "Discussione" qui sotto.
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Tipo di documento
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Campi
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Commenti / funzioni
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Discussione
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Revisione per data
Revisione di
Categoria
Evento associato
Sottogruppo associato
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· È possibile immettere i nomi delle persone che devono leggere il documento; non è necessario impostare il valore del campo Revisione per data.
· Se si immette una data di scadenza, immettere il nome di almeno un revisore.
· Le persone elencate come revisori possono usare il pulsante "Contrassegna come rivisto da me". Avranno accesso Redazione al documento fino a che tutte le persone nella lista dei revisori avranno fatto clic sul pulsante.
· Il pulsante "Contrassegna come rivisto da me" è disponibile solo quando il documento si trova in modo modifica; non è disponibile per i documenti nuovi.
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Azione
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Priorità
Data di scadenza
Assegnato a
Categoria
Evento associato
Sottogruppo associato
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· Il livello di Priorità predefinito per le azioni è "3" (1 è la più elevata). Le azioni possono essere visualizzate in base alla priorità nella vista 'Azioni per priorità'.
· Immettere i nomi delle persone che devono completare l'azione; non è necessario specificare una data di scadenza.
· Se si immette una data di scadenza, assegnare l'azione ad almeno una persona.
· Chiunque sia compreso nella lista Assegnato a possiede accesso Redazione al documento fino a che non viene fatto clic sul pulsante di operazione "Contrassegna come completo". Chiunque sia compreso nella lista dei revisori può contrassegnare un'azione come completa. Il pulsante "Contrassegna come completo" è disponibile solo quando il documento si trova in modo modifica; non è disponibile per i documenti nuovi.
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Riunione
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Data della riunione
Ora della riunione
Durata
Luogo della riunione
Invitati
Categoria
Evento associato
Sottogruppo associato
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· È disponibile un pulsante chiamato "Aggiungi al diario", che aggiunge le informazioni sulla riunione al profilo di gestione e pianificazione del tempo personale dell'utente. Il pulsante è disponibile nei documenti letti o modificati, ma non per i documenti nuovi.
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Riferimento
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Revisione per data
Revisione di
Categoria
Evento associato
Sottogruppo associato
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· Vedi Discussione più sopra.
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Documenti attivi e inattivi
Tutti i documenti relativi alla sala del gruppo (tranne Configurazione di TeamRoom) sono considerati "Attivi" quando vengono creati. Solo i documenti principali attivi e le loro risposte appaiono nelle viste dell'elenco documenti del gruppo (nella cornice di sinistra); solo i partecipanti, i sottogruppi e gli eventi chiave attivi appaiono nella vista Introduzione a TeamRoom, ecc. Quando un documento è contrassegnato come "inattivo", esso appare solo nella vista "Documenti inattivi" o nella vista "Indice di tutti i documenti".
Come contrassegnare i documenti come "inattivi"
Configurazione: nel quadro delle opzioni avanzate della configurazione di TeamRoom, specificare l'intervallo di tempo predefinito per contrassegnare come inattivi i documenti principali.
Utenti Notes
Documenti principali: quando viene creato un documento, visualizza automaticamente la data predefinita nella quale il documento viene contrassegnato come "Inattivo". Quando l'agente di archiviazione automatica (descritto sotto) opera, i documenti saranno effettivamente resi inattivi.
Partecipanti, Sottogruppi ed Eventi chiave: passare alla vista Introduzione a TeamRoom e selezionare i documenti da contrassegnare come inattivi. Fare clic sul pulsante "Imposta stato su inattivo" (è anche possibile modificare singoli documenti e fare clic sul pulsante di scelta "inattivo").
Stato gruppo/sottogruppo: passare alla vista Stato gruppo/sottogruppo attivo e selezionare i documenti da rendere inattivi. Fare clic sul pulsante "Imposta stato su inattivo". (È possibile anche modificare singoli documenti e fare clic sul pulsante di scelta "inattivo".)
Utenti di browser Web
Documenti principali: come per gli utenti Notes.
Partecipanti, Sottogruppi, Eventi chiave e Stato gruppo/sottogruppo: Modificare i singoli documenti e fare clic sul pulsante di scelta "inattivo".
Viste
Alcune delle viste del modello visualizzano icone che comunicano all'utente lo stato di un documento. Per esempio, compare quando il completamento o la revisione di un elemento ha passato la data di scadenza ed è ancora aperto. Questa funzione può causare un ritardo nell'apertura della vista, in quanto deve eseguire l'aggiornamento ogni volta che la vista viene selezionata. Ciò è più evidente quando la vista contiene molti documenti. Le viste contrassegnate con un asterisco (*) possono avere tale comportamento.
Se le prestazioni scendono al di sotto di un livello accettabile, è possibile:
· Rimuovere la colonna dalla vista
· Cambiare l'attributo di aggiornamento della vista in modo che esso avvenga ogni 2-3 ore anziché ogni volta che si accede alla vista.
Documenti del gruppo
Per data*: contiene i documenti attivi, ordinati in base alla data di creazione del documento. È possibile fare clic sulle intestazioni di colonna per ordinare la vista all'istante per tipo di documento e per autore.
Per evento chiave, Per categoria, Per sottogruppo, Per nome alternativo, Per autore: contengono documenti attivi, catalogati rispettivamente per evento chiave, per categoria, per sottogruppo, per nome alternativo e per autore.
Azione per priorità: cataloga i documenti di azione in base alla priorità, quindi in base alla categoria.
Cronologico: cataloga i documenti in base alla data in cui sono stati creati.
Aperti per assegnazione*: catalogati per assegnatario. Include tutte le azioni che sono ancora aperte e i documenti di discussione la cui revisione non è ancora stata completata. Se una discussione è stata assegnata a due persone e una ha completato la revisione, il documento non appare sotto il suo nome in questa vista.
Aperti per data di scadenza*: ordinati per data di scadenza. Tutte le azioni aperte e tutti i documenti di discussione non ancora sottoposti a revisione completa.
Documenti personali
Documenti assegnati a me* (solo per utenti Notes): include i documenti principali aperti e completi e le relative risposte assegnate all'utente.
Documenti creati da me (solo utenti Notes): include tutti i documenti creati.
Miei rapporti di stato settimanali: include tutti i rapporti di stato settimanali.
Mio profilo Notiziari (tutti gli utenti): consente all'utente di configurare la notifica di documenti nuovi o modificati che coincidono con l'interesse dell'utente. Possono includere documenti per autore specifico, per parole o frasi nel campo Oggetto dei documenti, per categorie specifiche, ecc. La funzione non è disponibile per gli utenti anonimi da Web.
Informazioni sul progetto
Questa è l'area dove si consultano le informazioni relative a TeamRoom: Configurazione di TeamRoom, i documenti di stato, il Diario e i documenti dell'indice e inattivi.
Introduzione a TeamRoom: questa vista contiene il documento Configurazione di TeamRoom e tutti i documenti dei partecipanti, sottogruppi ed eventi.
Annunci del gruppo: è la vista sulla quale viene aperto il database di TeamRoom. Visualizza gli annunci del gruppo e mostra una speciale icona "urgente" se l'annuncio è creato come "da leggere".
Diario*: il diario visualizza i documenti delle azioni in corrispondenza della data di scadenza, i documenti delle riunioni alla data stabilita e i documenti degli eventi nella data prevista.
Stato attivo di gruppo/sottogruppo: mostra lo stato del gruppo attivo e i documenti di stato del sottogruppo.
Rapporti di stato individuale: mostra tutti i rapporti di stato individuali, catalogati per sottogruppo e per singole persone.
Indice di tutti i documenti: mostra tutti i documenti della TeamRoom.
Documenti inattivi: mostra solo i documenti contrassegnati come "inattivi".
Opzioni Capogruppo/Coordinatore (disponibile solo per utenti con accesso Redazione o superiore al database teamRoom)
Fornisce accesso rapido a Configurazione di TeamRoom. Serve anche per creare un documento Stato del gruppo o Stato del sottogruppo, che avvisa il gruppo di nuovi avvenimenti. Quando si è pronti per chiudere la TeamRoom, creare uno Stato del gruppo che riassuma il progetto, il risultato e le indicazioni assimilate.
Aggiorna lista accessi: le persone con accesso Gestione possono aggiungere nomi di componenti del gruppo alla Lista controllo accessi facendo clic su "Aggiorna lista accessi" dalla lista delle opzioni capogruppo/coordinatore.
Per impostazione predefinita questo modulo non è accessibile agli utenti Web. Ciò è dovuto al fatto che l'impostazione "Massimo accesso nome e password Internet" è preimpostata su Revisione. Per abilitare questa finestra di dialogo nel Web è necessario eseguire le seguenti operazioni:
- Nel client Notes, selezionare File - Database - Controllo accessi e fare clic su "Opzioni avanzate". Modificare l'opzione "Massimo accesso nome e password Internet:" in Gestione.
- In Domino Designer, modificare la pagina Profilo di TeamRoom e deselezionare "Nascondi dal Web".
Quadro di anteprima
Solo utenti client Notes: il quadro di anteprima permette di leggere il contenuto del documento selezionato. Per visualizzare l'anteprima di un documento, trascinare il bordo del quadro fino a portarlo alla dimensione desiderata.
Profili del notiziario
Configurazione del proprio Profilo del notiziario
Fare clic su "Mio profilo notiziario" per attivare il documento contenente il profilo di interesse personale. È possibile scegliere di essere informato a mezzo di un notiziario se si verificano determinate condizioni nei documenti creati nel database di TeamRoom. Queste condizioni possono includere la comparsa del proprio nome o di frasi selezionate. Il profilo del notiziario non sarà visualizzato in alcuna vista visibile, quindi questo è l'unico modo per accedervi.
Aggiungere l'attuale argomento di discussione al proprio Profilo del notiziario
Utenti client Notes: usare l'elemento Profilo notiziari del navigatore per modificare il proprio profilo personale. Usare il comando Aggiungi selezionati a profilo notiziari dal menu Operazioni per aggiungere l'argomento di discussione attivo all'elenco di voci di cui tenere traccia con i notiziari.
Utenti di browser Web: aprire l'argomento principale che si vuole aggiungere al proprio profilo di notiziario e selezionare il punto di attivazione Aggiungi argomento selezionato al profilo dei notiziari. Questa operazione è disponibile quando si sta leggendo o modificando un documento argomento principale. Questa funzione non è disponibile per gli utenti Web anonimi.
Sottoscrizioni (solo client Notes)
[i paragrafi della sottoscrizione non sono visibili per gli utenti del Web]
Questo modello ha un modulo di sottoscrizione personalizzato, contenente gli stessi campi del profilo di interesse. Selezionare Crea-Sottoscrizione per creare una nuova sottoscrizione nel database In primo piano.
Conversione di profili di interesse in sottoscrizioni: se si ha un profilo di interesse esistente, i suoi dati possono essere convertiti in sottoscrizioni. Selezionare Operazioni-Converti profilo di interesse in sottoscrizione. Si noti che questa operazione convertirà i dati e quindi cancellerà il profilo di interesse esistente. Può essere utilizzato solo da client Notes su cui è attiva la V5.0 o superiore. Le sottoscrizioni non sono in questo momento disponibili per il Web.
Documenti privati
È possibile usare le operazioni "Contrassegna come pubblico" e "Contrassegna come privato" per controllare chi può accedere ai documenti. Per esempio, se non è stata completata la stesura di un documento, fare clic su "Contrassegna come privato" e altri utenti non saranno in grado di vedere il documento. Al termine, fare clic su "Contrassegna come pubblico" per renderlo disponibile ad altri in lettura.
Nota: l'operazione non è disponibile per gli utenti Web anonimi.
Eliminazione documenti sul Web
È possibile eliminare documenti sul Web da una vista. Fare clic una volta sul documento per 'evidenziarlo' e quindi fare clic sul pulsante "Sposta nel cestino". Un'icona con un cestino appare accanto al documento. Per rimuovere permanentemente un documento, fare clic sul pulsante "Svuota cestino".
Incollare documenti dagli altri database di TeamRoom
I documenti copiati da altri database di TeamRoom conserveranno la data di archiviazione originale piuttosto che assumere il nuovo periodo di archiviazione dell'archivio di TeamRoom. Se l'agente per creare i documenti inattivi è pianificato per l'esecuzione, il documento potrebbe essere archiviato prima di quanto ci si aspetti. Se ciò si verifica, selezionare il documento nella vista Indice di tutti i documenti e fare clic su "Contrassegna come attivo".
Per gli amministratori
Agenti
Molti agenti che operano periodicamente devono essere attivati. Tutti gli agenti programmati possono essere attivati facilmente (con il client Notes) modificando la configurazione di TeamRoom, nella sezione "Opzioni avanzate".
Invia notiziari: rivede il "Profilo del notiziario" di ogni utente che ha un profilo sul database TeamRoom ospitato su server. Associa i criteri specificati nel profilo con i criteri rilevabili negli argomenti del database attivo. Ogni corrispondenza genera un collegamento a un documento, che diventa parte del notiziario che viene inviato agli utenti. L'agente può essere eseguito periodicamente. Di solito, una volta al giorno.
Autoarchiviazione: quando si abilita l'archiviazione documenti, viene eseguito un agente che controlla quando i documenti raggiungono la data di archiviazione e rimuove automaticamente i documenti dalle viste di lavoro attivo e li contrassegna come "Archiviati" nella vista dell'indice (Tutti).
Invia promemoria: quando si abilitano i promemoria, viene eseguito un agente che controlla se un documento ha una data di scadenza. Se la data è passata, invia un messaggio alla persona assegnata al documento, ricordando che il documento deve essere esaminato. L'agente controlla anche se un documento è stato assegnato a un componente del gruppo affinché lo riveda. In questo caso, invia un messaggio alla persona, indicando che è necessaria la revisione.
Documenti inviati/incollati
Quando un documento viene inviato o incollato nel database di TeamRoom, appare automaticamente nelle viste Documento gruppo e nella vista Indice di tutti i documenti. Esiste anche una selezione nelle opzioni Capogruppo/Coordinatore chiamata "Gestione doc inviati/incollati", dove risiedono tutti i documenti inviati e incollati non elaborati.
Esistono due modi per elaborare i documenti inviati/incollati:
1. Aprire il documento nella modalità Modifica. Immettere le informazioni facoltative sul flusso di lavoro, come assegnazioni, data di scadenza, ecc. e salvare il documento.
2. Aprire il documento nella modalità Modifica. Fare clic sull'operazione "Aggiorna doc inviati/incollati" e salvare il documento.
Archiviazione
Solo utenti di client Notes: per impostare l'archiviazione in TeamRoom, fare clic sul pulsante Archiviazione nella seconda pagina della finestra File-Database-Proprietà. Immettere le informazioni e fare clic su OK. Impostare l'attività di archiviazione da eseguire sul server. Verrà impostato automaticamente un database di archiviazione.
Come contrassegnare i documenti come "Scaduti"
La funzione di archiviazione può agire su documenti che sono stati contrassegnati come scaduti.
Utenti di client Notes: selezionare un documento nella vista e scegliere Contrassegna/Togli contrassegno scaduto dal menu Operazioni.
Utenti browser Web: modificare il documento facendo clic su Modifica documento. Fare clic su Contrassegna/Togli contrassegno scaduto del documento nella parte superiore del documento.